管理費削減コンサルティング


 

 

管理費削減コンサルティングとは

  • 管理委託契約内容の品質調査
  • 管理委託契約の改善提案
  • 管理会社への是正指導
  • 管理会社にの変更
  • 業務監査(モニタリング)

など組合様にプラスとなるコンサルティングを行うことを言います。

 

当社BMKは、(一般競争入札による)管理会社変更の経験を50件ほど経験しています。

少ないと思われるでしょうが、実はマンション管理コンサルタントとしては、業界トップの経験値です。

管理会社を変更する(したい)と考えることは、その組合様は何らかの問題を抱えているわけです。 

管理費が高額であったり、管理品質が悪かったり・・・。

一般的に、管理会社でのフロント担当者は、10から20棟位を担当しています。

が、その中に問題を抱えている物件は1つか2つでしょう。

問題がある物件を同時に大量に抱えることは極稀です。トラブル物件というのは、実は、それほど多くないのです。

 

当然、「管理会社を変更した方が良いのでは?」と考える組合様では、様々な問題が山積みになっています。

そのほとんどを解決してきたノウハウがあります。

 

現在の管理状態を綿密に確認し「なにが悪いのか」「誰に原因があるのか」「一般相場に比べて適正であるか、または高いのか」など判断し、組合様がされるべき最適なコンサルティングをご提供いたします。

管理費削減の効果

残念ながら、マンション新築時に設定されている管理委託費は  高額  間違いなく  過払い  です。

 

当社の目的は、「管理費を下げる」だけではなく、「品質を向上(または適正化)」させること。

一見矛盾しているように思いますが、両方同時に行うことができます。

 

こちらは実際にコンサルティングを実施したマンションの実例です。


業務名 現行管理委託費 新規管理委託費 
①総合管理業務合計 13,198,800円 8,796,000円
 ・事務管理業務 1,940,400円 858,000円
 ・管理員業務 7,800,000円 4,380,000円
 ・日常清掃業務 2,760,000円 3,240,000円
 ・担当者巡回点検 84,000円
 ・総合設備点検業務 458,400円 78,000円
 ・緊急対応業務 240,000円 156,000円
②定期清掃 94,500円 321,693円
③エレベーター保守点検 1,320,000円 834,000円
④消防設備点検 450,000円 210,000円
⑤雑排水管清掃 441,000円 280,000円
⑥貯水槽清掃 120,000円 57,000円
⑦植栽管理 178,000円 125,000円
⑧機械式駐車場保守 252,000円 194,400円
合計金額 16,054,300円 10,818,093円
差額 ▲5,236,207円
 

約100世帯ほどのマンションですが、年額にして520万円ほどの管理委託費が削減となりました。

1世帯当りに換算すると毎月4,300円の削減です。

 

よく見ると「金額が高くなっている項目」があることに気付かれましたか!?

 

こちらのマンションの仕様書を作成するにあたり当社では・・・

 

・品質向上のための巡回業務を指示

以前は皆様のマンションを担当する者が一切現地の確認をしていなかった)

 

・年に1度の定期清掃を年3回に変更

 

など、各種業務内容のグレードアップを検討し、約2割ほど品質を向上させる

 

という事を行い、仕様書は約50ページほどにまで膨れ上がりました。

その上で、競争入札を行って、約33%ほどの削減が実現できました。

 

仕様書での品質向上を含めれば、金額に換算すると50%以上の効果を実感していただいております。


-ご契約について-

問題点の抽出と改善策のご提案

お話いただいた内容や、現在の管理の状況を調べ問題点とあなたのマンションに最適な改善策をご提案。

 

管理委託契約の改善提案、管理会社への是正指導、管理会社の変更、専門業者分離発注への変更

など

 

当社コンサルティング業務についての見積書を発行いたしますのでご協議ください。

 

※当社は、特定の管理会社(および業者)と金銭による関係を持たない中立のコンサルティングを行うため、料金は組合様ご負担となります。当然、新規管理会社等から金銭を受け取ることはありません。

-料金について-

業務内容 世帯数
~30世帯 ~50世帯 51世帯~
1・ご相談~問題点の抽出と改善策のご提案(弊社見積まで) 基本無料(※)
2・区分所有者(居住者)アンケート調査費 30,000円 /回 50,000円 /回 70,000円~ /回

3・仕様書作成業務費

1部改正:30,000円~

新規作成:700,000円~

4・入札(競争入札)業務費

簡易:100,000~200,000円

分離発注、減額交渉含む入札:400,000円~

5・引継サポート業務費 50,000円~150,000円
6・諸経費+業務報酬費 100,000円~ 150,000円~ 200,000円~

(※)交通費<1回まで無料(移動距離により初回から有料とさせて頂く場合があります)>は別途頂戴いたします。

 ※当社提案内容により、実施しない(必要でない)業務もございます。

管理費削減コンサルティングの流れ

当社の管理費削減コンサルティング(委託管理会社見直しまたは変更)は、大きく3つのステップに分かれます。

1・仕様書の作成

 

 組合活動を行っているときに、「仕様書」という言葉を聞いたことはありますか?

 

「仕様書」= 管理業務委託契約書の別表の事で、管理会社が行う管理業務内容が記されているものです。

 

管理費削減、管理品質向上に非常に密接にかかわっている重要な書類です。

 

この仕様書が非常に曲者です。

 

国交省が、契約書・仕様書の指針を出しているため、各管理会社はそれに準じてはいますが、自社特有の契約書・仕様書を作成しており、各管理会社の契約書の中身を確認しても大きな差はなく、比較が非常にやりにくくなっています。

 

さらに、管理会社が作成した仕様書は業務の範囲を明確にしたに過ぎず、それぞれのマンションの特性に応じた管理業務の中身(程度やレベル)については詳細に明記していません。


 

BMKでは現在の契約書等を綿密に精査し、あなたのマンション(組合)専用の仕様書を作成。

 

・業界の常識となっている、組合側に不利な内容を排除

・組合側の要求をしっかりと盛り込む

・競争入札に耐えられるように、細かく具体的な内容を記載

・各種点検報告方法(素人が見ても契約通りに行われているか、どのような手順で行ったか分かるように等)

・管理会社の担当者が交代した場合でも、業務レベルが落ちない様にすること

・見積の出し方1つにしても手順等を詳細に記載

・不必要な業務を入れ込んで、余計な費用が発生しないようにすること


さらに、その仕様書を元に管理組合の皆様から意見を頂き、共同制作で仕様書を完成させます。

 

仕様書を作成するに当たり、いくつかのポイントがあります。

 

・業界の常識となっている、組合側に不利な内容を排除すること

・組合側の要求をしっかりと盛り込むこと

・競争入札に耐えられるように、細かく具体的な内容を記載すること

・各種点検などは、素人が見ても契約通りに行われているか、

 手順などをしっかり記載すること

・管理会社の担当者が交代した場合でも、業務レベルが落ちない様、

 見積の出し方1つにしても手順等を詳細に記載すること

・不必要な業務を入れ込んで、余計な費用が発生しないようにすること

2・入札(競争入札)

管理会社からの実際の見積を取るにあたっては、一般競争入札を実施。

 

つまり、指定の管理会社などヒモ付きでの作業は一切行わず、すべてを公開して、オープンに見積を取得します。

 

参加社数、提出数が増える分だけ手間は増えますが、こうすることで、ごまかしのない、しっかりとした金額を取得でき、またすべての区分所有者様にご納得いただける状況で作業を進めていくことができます。

3・監査(新規管理体制監査)

完璧な仕様書を作成し、オープンな競争入札でしっかりとした管理費を手に入れ、さらに良い管理会社を選び、新規管理体制がスタートします。

 

しかし、これはスタートです。

 

ここまで関わってきたコンサルタントが、成果報酬だけ受け取り「サヨウナラ」ではいけません。

 

当社では、新規管理体制が構築された後も、顧問契約にて毎月の理事会へ出席し、業務の改善支援や各種見積の精査を行っていきます。

 

こうすることで、品質の担保に加えて、皆様の負担を軽減するお手伝いを行っていきます。

管理費削減の実例

東京都A区

44世帯 外部貸タイプ

総合管理会社21社が見積に参加

・管理品質を向上したうえで、競争入札をした結果、

年額約245万円 ⇒ 年額 182万円へ削減成功

(一戸当り約1.4万円の削減)

 



東京都B区

120世帯 ファミリータイプ

総合管理会社23社、専門管理会社21社が見積に参加

(総合見積取得数216種)

・各業務ごとに選別

(事務管理、管理員業務等・清掃業務・エレベータ管理業務・消防設備点検業務・雑排水管清掃業務・植栽管理業務・機械駐車場管理業務)

・管理品質を向上したうえで、競争入札をした結果、

年額1,220万円 ⇒ 年額 593万円へ削減成功

(一戸当り約5万円の削減)

 



静岡県C市

80世帯 ファミリータイプ

総合管理会社15社、専門管理会社8社が見積に参加

 

・各業務ごとに選別

(事務管理、管理員業務2通り、日常清掃、定期清掃、巡回点検、エレベータ保守点検2通り、消防設備点検、雑排水管清掃業務、貯水槽清掃、植栽保守)

・管理品質を向上(消防設備点検及び雑排水管清掃それぞれ予備日を1日追加)したうえで、競争入札をした結果、

年額574万円 ⇒ 年額 416万円へ削減成功

(一戸当り約2万円の削減)



神奈川県D市

95世帯 ファミリータイプ

現行管理会社への減額コンサルティングを実施

 

・現行仕様(契約書、発注先、金額等)の精査

・現地調査の実施

管理品質を向上した上、発注先業者の競争入札を実施した結果

年額 1,763万円 ⇒ 年額 1,273万円へ削減成功

(一戸当り約5.1万円の削減)



東京都E区 

25世帯 ファミリータイプ

総合管理会社12社が見積に参加

管理品質を向上したうえで、競争入札をした結果、

年額約325万円 ⇒ 年額約233万円へ削減成功

(一戸当り3.6万円の削減)


◆管理費削減についての良くある質問

Q・管理見直しのコンサルティングを依頼すると、管理会社は変わるの?

必ず変わるわけではありません。もともと、管理会社の変更が目的ではありません。


BMKでは、たくさんの管理会社から見積を取得しますが、現在管理委託をしている管理会社からも同じ条件で見積に参加してもらいます。同条件のたくさんいる会社の中の1社として頑張ってもらい、最終的に現在の管理会社が良いと判断されて戻った事例も数件あります。


重要なのは、「高品質な管理を、適正価格で買う」という事であり、管理会社の変更は、目的には入ってきません。

Q・管理費が大きく下がるということは、今まで高く払いすぎていたということ?

これは、マンション管理業界全体の問題です。

 

ほぼ全てのマンションが、最初は親会社から降りてくる状態で管理がスタートします。そのため、競争原理が働いていない状態で料金設定がなされます。いわゆる、「定価」と言ってもいいかもしれません。

 

商品を必ずしも定価で買う必要はありません。家電はさまざまな場所で競争が行われ、価格が下がっています。同じように管理についても、競争させる必要があります。

Q・現在の管理会社の代わりにBMKが管理するの?

BMKは管理組合のための「コンサルティング会社」です。

 

管理を引き受けることはありません。 

Q・管理会社を変えずに管理費を下げることはできないの? 

不可能ではありませんが、多くの管理会社をみる、ということが重要です。


他社と比較することで、現行の金額が妥当かどうか、品質は良いのかどうかを把握することができます。

結果的に「変更しない」となったとしても、多くの管理会社からの見積を見た上での結果であれば、居住者様の合意も得やすいでしょうし、管理会社に対する信頼も深まります。


その他の方法として、以下の分離発注などもあります。

Q・分離発注とは?

多くのマンション管理組合では管理会社主導の、いわゆる″お得意先″と委託され業務を行うのですが管理組合⇔各業者とで直接契約を結ぶことを言います。

 

では「全て分離発注にすればいいのでは!?」と思われますが、良いことだけではないのです。

 

分離発注先である業者Aへ修理や交換を依頼したとしましょう。

1か月後、修理したのにまた故障してしまった。

しかし業者Aは「機械ものであるため、保証期間など一切ございませんので再度費用が発生します」との返事。

どうすることもできなく、管理会社へ連絡したところ「うちは関係ありません」となってしまいます。

 

さらに多くの総合管理会社との契約書には「〇〇業務の解約期間(しばり)は10年」や「〇〇業務の中途解約は全額支払」などあるため細心の注意が必要であり、個々の組合様が分離発注を行うことはあまりお勧めしません。

 

分離発注が出来たとして、その会計報告など管理会社がしてくれなかったり、代行で行ってくれていた業務の全てが基本的に今後は理事会だけで行わなくてはいけなくなります。

 

ではなぜBMKにお任せすると、分離発注をお勧めできるのでしょうか? 

Q・デベロッパーの系列会社と独立系の違いは?

例えば、X社の作ったマンションだから、X社の子会社が管理するほうが良い、ということはありません。

他社が作ったマンションを独立系が引き受けて、良い管理になっている事例はいくらでもあります。

 

デベロッパー系は親会社を持ち、マンション新築時から管理を引き受けていることがほとんどです。

独立系は、案件の供給源がありませんので、積極的に他社の物件を取りに行っています。

 

どちらが良い、ということはありません。それぞれに特徴があり、良さがあります。

 

重要なのは、そのマンションに合った管理会社を選定することです。

Q・管理会社とは1年契約なのに、途中で解約できるの? 

可能です


国土交通省より出されている「標準管理委託契約書」には『3ヶ月前に通知を出せば、解約できる』とあり、管理会社の契約書には、基本的にこの1文が記載されています。

Q・安くなるのはわかるが「安かろう悪かろう」な業者に管理を任せてしまう心配は?

多数の会社から見積を取ることで、マンション管理の正しい金額が見えてきます。

そこから逸脱して安い業者は、管理を引き受けるのが不可能と判断できます。

 

また、高レベルの仕様書が、契約書に添付されることが条件となりますので、「安かろう悪かろう」な管理会社は、参加条件である仕様書を見た時点で辞退してきます。

 

各社の経営状態、社員定着率、管理戸数の獲得・喪失などのデータを元に書類審査を行っていき、最終的に管理会社の「フロント担当者やその上司、営業担当者」直接面接して、会社を決定します。

 

当社がかかわった事例で、これまで1つとして安かろう悪かろうは有りません。

Q・業者選びはBMKがやってくれるの?理事会がやるの? 

業者の募集・声かけなどは当社で行います。もちろん、管理組合様から業者の紹介があれば是非お願いします。

 

業者選定は、管理組合(理事会)で行います

当社に決定権はありません。選定のための判断材料などをご用意します。

Q・良い管理会社はどこで見分ける?自分たちで選ぶことができるの?

書類や提案書、担当者など、さまざまな情報から見ていただきますが当社にて選定しやすいようにバックアップ致します。

 

しかし重要なのは『どの会社に管理を委託したいか』です。

 

マンションは区分所有者の住まいです。いわば、区分所有者は「そのマンション」の一番のプロです。

プロの視点から管理会社を吟味してください。

Q・管理員さんが一生懸命に作業をしてくれている。管理会社を変更すると管理員さんがいなくなるのが嫌だ

管理員さんの意志が重要となりますが、残ってもらうことも可能です。


これまでにも同じお声を沢山いただき、そのうちの半分以上が管理会社変更後も組合に残って勤務を続けてくれています。

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