変更(見直し)の際の注意点


1. (一部の)理事や理事会だけでリプレイスを進めない

管理会社の変更は理事会のみで決定することは出来ません。「議事録で報告すれば良い」などと考え、理事役員だけでどんどん話を進めることは避けて下さい。リプレイスに至った経緯、理由など全区分所有者への情報提供や説明を丁寧に行うことが成功の秘訣です。

ご契約前の段階から組合様を完全サポートいたします。「説明会のお知らせ」や「理事会や総会の結果」などについての議事録作成はもちろん、理事の皆さまへのご負担を減らし、様々な業務の代行や成功に向けてのご提案をいたします。

管理会社の見直しには正直、トラブルも起きやすく、多くの理事会ではこれを原因に断念されるケースが非常に多いものです。

業界トップクラスのリプレイス経験をしてきた当社へお任せください。

2. 比較しやすいよう、現在の業務内容のままでの見積を依頼

金額比較のために他社から見積を依頼する際は、「現在の管理の内容そのまま」で依頼しましょう。社によっては、様々な提案をしてくれますが業務内容の変更が入ることによって各社の比較が困難になります。

 

丁寧(慎重)に進めるのでしたら、「見積を取得する前」にも、全区分所有者へ説明を行っても良いでしょう。はっきり言ってしまうと、他社から見積を取得すると現行の管理会社も「変更(見直し)の話があるのか?」と気付きます。(現行と同系列会社から取得してしまうケースも)

 

過去に変更を行ったことがある場合は「今のままの方が安い」ということも考えられますし、見積を取得後、最終的に何も変わらなければデメリットやリスクしか残りません。

現行の管理会社に「リプレイスの可能性がある」と知られてしまい、結局リプレイスに至らないケースも当然あり得ます。BMKではまず現行の仕様から「適正金額であるか」のチェックを無料で行いますのでこれを基にまず、組合様で今後の意向についてご協議ください。

皆さまからの声を聞かせて頂き、現仕様についての精査を行います。金額を安くするだけでなく、より良い管理に向け、組合の皆さまの立場に立った仕様書を作成し、その仕様を参加条件とした募集を行います。

3.見積依頼は5社程度まで

多くの管理会社を知る(見る)ことは非常に大切ですが、あまりにも多くの管理会社から取得すると比較が困難になります。例え理事の皆さまが理解されても、今度は全区分所有者へそれを理解してもらわなければなりません。

 

各社の説明会(プレゼン)を開催することになり、「今週土曜&日曜に説明会を開催します。2日間とも9:00~18:00の休憩なし、1社30分の説明で全36社です!」

これでは10人に1人も集まりません。

各社からの対応や事前資料の作成、説明も理事会だけで行うことになります。数が多ければ多いほど時間と労力を伴います。

BMKは管理会社との金銭的な繋がりは一切ありませんので、料金(弊社へのコンサル費用)は上がりますが100社でも200社でも可能です。組合の皆さまから候補がありましたらぜひ、ご紹介ください。

また、当社は一切選定は行わいません。選定は行いませんが「選定のコツ」や「明らかな高額」であったり「社内体制が他社と比べあまり良くない」などの助言はさせていただきます。

4.金額だけでなく、業務の内容についてキチンと確認する。

これも良く起こりうることですが、「金額比較のみ」で変更を行ってしまい、仕様(各業務の内容)について確認しておかないと大変なことになります。

極端に言ってしまうと、今まで管理員さんが居たのに居なくなっていたら金額が安くなるのも当然です。他にも気付きにくい業務も多く、「エレベーターの点検回数が以前は12回だったのに4回になっていた」ということも有り得ます。

契約される前に、十分確認してください。

2でも記載いたしましたが、BMKは「管理品質の向上」も目的としたコンサルティングを行います。

当マンションに最適な「仕様書」を作成いたしますのでご安心ください。

5.担当予定のフロントや管理員と面談する

金額以外の比較として「会社規模」や「業務内容(サービスなど)」なども大事ですが、あなたのマンションを担当するフロントマン、管理員の力量や意気込みなどは特に重要です。

 

組合運営の補助をおこなってくれるフロントマンが優秀ならば安心して管理を任せられますし、居住者の皆さまと一番顔を合わせる管理員さんがしっかりされていればクレームやトラブルも無くなり快適な生活を送ることも出来ます。

 

苦労して管理会社の変更を行い、「前の方が良かったなぁ」とならないためにも、良いフロントマンと良い管理員さんの会社を選ばれるようにしましょう。

説明会の告知を行い、出来るだけ多くの組合の皆さまに参加頂けるよう補助をいたします。

説明会では比較しやすいように、当社オリジナルの比較表やチェック表を配布しポイントとなる項目を事前にご説明いたします。が、最終的には「あの人が良い!」と皆さまが思われた会社が全てです。「誠実そう」「年齢」「言葉づかい」「質問に対する回答が良い」「性格が明るそう」など、どのような理由でも結構です。「全員良さそうだな」と感じられた場合などに、比較表を参考にして頂いても構いません。

6.リプレイス後

前管理会社→新管理会社への引継ぎも管理組合でチェックが必要です。例えば、竣工図や総会資料など重要な資料の引継がされていなかったら、後の運営に支障をきたすだけでなく、最悪余計な費用が掛かってしまいます。

新管理会社へ全て任せるのでしたら、リプレイの実績(数)も選ばれる際のポイントとも言えます。

基本的に、【新管理会社】【前(現)管理会社】【BMK(組合代行)】の3社にて引継を行います。

全てお任せください。